Le presentazioni multimediali oggi rappresentano un importante evento comunicativo utilizzato su larga scala in ogni contesto, da quello aziendale a quello didattico, da quello promozionale a quello semplicemente informativo.
Ho partecipato a tantissimi di questi eventi e devo dire che molti sono gli errori comunicativi commessi, spesso si assiste ad uno strazio comunicativo, sia per come sono state preparate le varie slide di “Power Point” o altro software utilizzato, sia per la pessima esposizione orale. Lastrine zeppe di contenuti, illeggibili e mal scritti, con una presentazione che, senza enfasi, è limitata alla sola lettura di quanto scritto sulla diapositiva, lascia gli utenti perplessi sul fatto di ascoltare quanto detto o leggere le stesse cose sulla slide. Il risultato è che l'utente non recepisce nulla o poco del messaggio che si tenta di far passare in quanto distratto a comprendere quanto scritto e correlarlo a quanto detto.
In questi casi l'efficacia comunicativa è talmente bassa da far sperare agli utenti che il tutto finisca presto.
Invece una presentazione multimediale deve avere maggiore considerazione, in primis da chi la prepara e la espone al pubblico, perché, se fatta con i dovuti criteri diventa un concentrato di efficacia comunicativa che ci porta dritto al raggiungimento degli obiettivi che ci siamo prefissati.
Vediamo allora qualche consiglio utile e, soprattutto, pratico. Iniziamo dicendo una cosa ovvia, ovvero che una presentazione multimediale si compone di due elementi sostanziali: gli effetti visivi e sonori delle slide o lastrine presentate e l'esposizione orale che le accompagna e le completa dal punto di vista comunicativo.
La preparazione delle slide Non mi stancherò mai di ripetere l'importanza che rivestono gli elementi relativi all'efficacia comunicativa. Chiarezza, pertinenza, effetto visivo e/o sonoro, leggibilità, qualità, incisività, navigabilità, efficacia, sono tutte peculiarità che devono trovare spazio nelle nostre slide di presentazione. Ricordo inoltre che le presentazioni non devono avere “tempi biblici”, ma bisogna invece cercarle di limitarle ai tempi che si ritiene non facciano calare il picco dell'attenzione. Anche perché è difficile in questo contesto dire con esattezza quanto deve durare una presentazione. Dipende infatti dal tipo di contenuti, dal target, dall'abilità di chi la presenta, dal contesto e da tanti altri fattori da valutare caso per caso.
Iniziamo a parlare dei contenuti.
Dal punto di vista globale dell'intera presentazione, i contenuti devono essere organizzati nel seguente modo: testa, corpo, coda. Tre elementi che, sebbene siano disgiunti fisicamente tra loro, devono essere correlati razionalmente da un filo logico e concettuale.
Vediamoli nei dettagli.
La testa della presentazione è rappresentata da poche slide nelle quali devono trovare posto un'agenda che citi i contenuti che saranno espressi, una sorta di sommario insomma. Inoltre, le slide della testa servono per la parte introduttiva della presentazione, ovvero, per dichiarare gli obiettivi che ci si propone con la presentazione, per citare delle premesse relative ai contenuti e fare delle considerazioni che, da una parte stimoleranno ed inizieranno a far riflettere gli utenti sugli argomenti che verranno proposti, e serviranno a chi espone la presentazione, a dargli lo spunto per trarre le conclusione al termine della presentazione stessa. E' molto importante come si inizia una presentazione in quanto si gettano le basi di quello che sarà il risultato finale. E' bene dunque avere sempre in mente chiaramente quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere sin dalle prime slide.
Le slide del corpo della presentazione invece devono essere utilizzate per esplicare i contenuti che si vogliono trasmettere agli interlocutori. E' necessario farlo portando avanti un discorso con una certa logicità e sequenzialità in modo da agevolare l'utente nella comprensione dei contenuti e nell'apprendimento dei nostri obiettivi.
La parte finale della nostra presentazione, definita coda, deve servire per concludere in maniera brillante ed efficace il nostro atto comunicativo. Partendo dalle premesse iniziali nelle quali abbiamo fatto una dichiarazione d'intenti ed abbiamo introdotto l'argomento di cui abbiamo parlato nel corpo, dobbiamo trarre le conclusioni relative ai contenuti e dare delle risposte agli ultimi interrogativi rimasti ancora in sospeso. Devono trovare posto inoltre, anche se non necessariamente, un'agenda conclusiva nella quale si riepiloga brevemente quanto discusso sino a quel momento ed uno spazio aperto alle domande dei nostri interlocutori.
Parliamo ora dei contenuti relativi alle singole slide.
Che tipo di contenuti mettere nella slide? Non sicuramente l'esatto testo che avete intenzione di dire verbalmente. Vediamo cosa, allora. Partiamo dal presupposto che il risultano finale di efficacia comunicativa della singola slide deve essere una sinergia che scaturisce da quello che oralmente dite voi, mentre scorre la slide in cui vi sono solo dei richiami, delle frasi che si ricollegano al discorso che state portando avanti, degli spunti di riflessione, le così dette “frasi chiave” dell'argomento. Questo perché è necessario che l'utente non passi tutto il suo tempo a leggere quanto avete scritto sulla slide, ma lo faccia il tempo necessario per “metabolizzare” quelle poche parole per poi rivolgere la sua attenzione su di voi e deve fare così per tutto il tempo: volgere il suo sguardo a ciò che avete scritto e subito dopo deve pendere dalle vostre labbra e così via. Ricordatevi una cosa fondamentale nelle presentazioni: voi siete lì per spiegare i contenuti della vostra slide e non viceversa! Quindi: pochi richiami sulla slide ed il resto lo dovete fare voi col collante narrativo. A tal fine, ogni singola slide non deve contenere più di 25 o 30 parole, a parte i titoli e le intestazioni, altrimenti il rischio è che il vostro ascoltatore passi tutto il tempo che permane visibile la slide in questione a leggerla senza prestare attenzione a quello che direte voi. Anzi, se ce la fate, cercate di rimanere addirittura al di sotto delle 25 parole, meglio ancora se 20.
Vediamo ora qualche consiglio sulla presentazione dal punto di vista dell'aspetto grafico.
Sebbene in linea generale valgano le regole espresse nell'articolo relativo ai blog, una presentazione richiede maggiore cura nel suo aspetto grafico in quanto la sua efficacia comunicativa presenta delle difficoltà maggiori. Se la visione di uno schermo del computer viene fatta di solito ad una distanza esprimibile in centimetri, una presentazione invece viene fruita da diversi metri, a volte molti, con condizioni di luce spesso sfavorevoli. La dimensione dei caratteri dunque assume una rilevanza particolare. Scrivere dei contenuti su una slide con un carattere di dimensione 12 sarà visibile, forse, solo a coloro che sono seduti in prima fila; per il resto dell'audience sarà solo una macchia indefinita e sfuocata. Per esperienza suggerisco di scrivere le parole sulla slide con un carattere non inferiore a 20. In questo modo il tutto sarà visibile anche a distanze di parecchi metri. Particolare attenzione va prestata ai colori utilizzati ed ai contrasti testo-sfondo. In virtù del fatto che le condizioni di luce del locale ove viene fatta la presentazione possono non essere sempre ottimali, è bene che ci sia sempre molto contrasto tra il colore di sfondo della slide e quello di scrittura. Tenete inoltre in considerazione il fatto che lo schermo su cui viene proiettata la presentazione è sempre bianco o, comunque, di un colore molto chiaro e che la presentazione viene fatta al buio o semibuio. Nei limiti del possibile, quindi, cercate di utilizzare sfondi chiari per le vostre slide e colori scuri per i vostri testi, in modo che la vostra slide possa avere un miglior risalto nel buio ed attirare così maggiormente l'attenzione degli interlocutori.
Anche per quello che concerne l'uso delle immagini o file sonori all'interno delle slide vale il discorso fatto nei paragrafi precedenti: usate i media con criterio e pertinenza. Soprattutto, ricordate una cosa basilare, ovvero, non fate perdere tempo ai vostri interlocutori a cercare di comprendere le ragioni di una data immagine e il nesso che possa avere coi i contenuti ad essi correlata: spiegateglielo voi o dategli qualche indizio che lo porti al ragionamento in brevissimo tempo, altrimenti si distrae a pensare alla soluzione e non vi presta più ascolto, e continuerà a farlo anche nelle slide successive, se l'immagine l'ha colpito particolarmente e non riesce a collocarla nel giusto contesto. Addio efficacia comunicativa, dunque, in quest'ultimo caso. Attenzione quindi.
L'esposizione orale
L'esposizione orale rappresenta il motore della presentazione multimediale. E' molto importante dunque che venga fatta con la giusta consapevolezza ed adeguato senso di responsabilità, anche perché il risultato finale, e quindi il raggiungimento degli obiettivi prefissati, dipende proprio da come si è riusciti a gestire le slide e far passare i contenuti ai destinatari della comunicazione. E' necessario farlo in maniera brillante, sapendo gestire il “palcoscenico”, utilizzando tutte le capacità comunicative e persuasive; in poche parole, riuscire ad essere abili comunicatori.
Dal punto di vista comunicativo, un'esposizione orale di una presentazione multimediale si divide in due fasi distinte: una unidirezionale ed un'altra bi-direzionale.
Quasi tutta la presentazione è una comunicazione unidirezionale del tipo uno-a-molti dove un'unica persona gestisce i contenuti e trasferisce le informazioni ad una platea di persone le quali, per il momento, non hanno la possibilità di interagire. Lo faranno alla fine della presentazione dove, di solito, nelle ultime slide viene data la possibilità agli utenti di porre delle domande. In questo caso la comunicazione si trasforma in bi-direzionale in quanto, l'interazione tra chi presenta il briefing e chi pone la domanda li pone su di un livello di interscambio di ruoli emittente-destinatario. Da notare come, pur rimanendo un tipo di comunicazione bi-direzionale sia nella domanda che nella risposta, il tipo di relazione comunicativa cambia però a seconda che si tratti della domanda o della risposta. Mi spiego meglio. Quando un partecipante ad un briefing pone una domanda, in quel preciso istante si sta attuando un tipo di comunicazione bi-direzionale in quanto c'è un interscambio alla pari tra lui e chi presenta il briefing, ma anche un tipo di comunicazione uno-a-uno e non più uno-a-molti in quanto la domanda viene fatta da una persona ad un'altra persona, in questo caso il presentatore. Nella risposta, invece, torna ad attuarsi la comunicazione del tipo uno-a-molti ed unidirezionale. Riuscire dunque a comunicare in maniera efficace in una presentazione non è facile, anzi.
Vediamo allora qualche consiglio su come gestire una platea di ascoltatori.
Cominciamo dalla gestione dei rapporti presentatore-audience.
Iniziamo col dire che il presentatore deve ostentare, in ogni momento, sicurezza e determinazione. Deve praticamente dimostrare all'audience che crede in quello che dice e nei contenuti che presenta. Se non ci crede lui, figuriamoci chi lo ascolta! Lo deve fare tenendo in ogni momento un tono di voce chiara, sicura, convincente e con un tono di voce che mostri determinazione ma al tempo stesso quella pacatezza che lascia trasparire convinzione in quello che dice. Il risultato che deve scaturire è la conquista della fiducia e la stima dell'audience sin dalle prime slide. E' importante perciò che il discorso da fare venga preparato nei minimi dettagli in fase di progettazione e, cosa importantissima, non deve essere mai letto ma “recitato”, sebbene con l'ausilio di supporto cartaceo ove sono segnati i punti salienti da dire. Ai fini dell'efficacia comunicativa è bene imparare ad utilizzare in maniera razionale e discreta i linguaggi non verbali della comunicazione che devono accompagnare sapientemente l'esposizione orale. Mi riferisco alla gestualità, la mimica facciale, gli atti prossemici. La gestualità è fondamentale per rafforzare i concetti che si esprimono e mostrano inoltre un maggiore personale coinvolgimento nei contenuti che irradia sicuramente fiducia nei propri ascoltatori. La mimica facciale invece viene utilizzata per esternare le proprie sensazioni ed emozioni. Gli atti prossemici infine devono servire per simulare un contatto diretto con l'audience. I piccoli movimenti del corpo che si muove talvolta in direzione della platea per poi subito arretrare devono dare l'impressione quasi di voler abbracciare i propri ascoltatori nel tentativo di volerli coinvolgere direttamente nell'esposizione dei contenuti. Devono in pratica sentirsi parte diligente della presentazione, sebbene, nella realtà, siano in una situazione di passività comunicativa.
Ritengo inoltre sia fondamentale tenere sempre impresse in mente le funzioni comunicative, le troverete in qualsiasi manuale della comunicazione, con le quali il presentatore deve assolutamente prendere confidenza. Vi consiglio vivamente di rileggerle: le troverete davvero utili nella preparazione dell'esposizione orale. Altra cosa fondamentale è fare in modo che l'audience non abbia cali di attenzione. E' bene a tal fine che, come espresso nelle funzioni comunicative, il presentatore verifichi di tanto in tanto la tenuta del canale con frasi intercalari che servono a richiamare maggiormente l'attenzione ed a dimostrare all'audience stesso che è indispensabile la loro piena comprensione dei concetti che vengono espressi. Infine, un minimo di adulazione nei confronti dell'intelligenza dell'audience sicuramente non guasta. Spendere infatti qualche parola di stima nei confronti di coloro che ci ascoltano servirà a rafforzare la loro autostima, predisponendoli emotivamente ad essere persuasi da ciò che direte. L'efficacia comunicativa avrà tutto da guadagnare!
Per quello che concerne invece i rapporti comunicativi presentatore-slide, la cosa principale da dire è che il presentatore deve fare sempre in modo che l'attenzione dell'audience sia rivolta a lui che è il “regista” della presentazione. Gli ascoltatori devono volgere il loro sguardo alla slide solo il tempo necessario per catturare gli elementi chiave dell'argomento e poi pendere dalle labbra di chi presenta per ottenere ulteriori spiegazioni in merito. E' bene a tal fine che il presentatore sappia interagire in maniera intelligente con l'audience stabilendo di volta in volta quando deve guardare lo schermo e quando lui. Molto spesso l'uso di puntatori laser o altri strumenti di indicazione aiutano a dirigere lo sguardo dell'audience. Altra peculiarità che chi presenta deve possedere è il comprendere al volo, dagli sguardi, dalla mimica facciale di chi l'ascolta, quando qualche argomento risulta essere ostico alla comprensione da parte dell'audience. In tal caso deve avere un'abilità di improvvisazione degna di un bravo attore nel rispiegarla con altri termini ed in maniera diversa, anche se non previsto dal suo “copione”. Non c'è bisogno quindi che vi dica che colui a cui è stato demandato il compito di fare un'esposizione orale deve avere una conoscenza profonda dei contenuti; non deve quindi imparare il testo a memoria ma studiarlo e metabolizzarlo.
________________________
Articolo di Nicola Amato
direzione@ilcomunicare.it
amatonicola63@yahoo.it
http://it.geocities.com/amatonicola63
|
